Vedtektenes funksjon
Det finnes ingen egen lov for styring og drift av velforeninger. Vedtektene utgjør dermed velforeningens «lover», og setter rammer for velforeningens virksomhet, styrets arbeid, valgprosesser og beslutningstaking.
Å følge vedtektene er derfor viktig for å sikre en rettferdig og velorganisert drift av velforeningen, og for å unngå mulige konflikter og juridiske problemer. Brudd på vedtektene kan føre til konsekvenser for både styremedlemmene og fellesskapet.
Konsekvenser ved brudd på vedtektene
Hva som er konsekvensene ved brudd på vedtektene kommer an på hvem som står for beslutningen/handlingen, og hvilke vedtektsbestemmelser som brytes. Styret er det organet som treffer de fleste beslutningene i velforeningens løpende virksomhet. Derfor er styrets brudd på vedtektene den mest relevante problemstillingen. Nedenfor omtales fire typer vedtektsbrudd, og typiske konsekvenser av disse.
Styrebeslutning som innholdsmessig strider mot vedtektene
En styrebeslutning med vedtektsstridig innhold, kan for eksempel gå ut på at boligeiere i Hakkespettveien skal få være med i Ekornveien Vel, selv om det foreligger en vedtektsbestemmelse som sier at kun eiere av boliger i Ekornveien kan være medlemmer. Når beslutningen er innholdsmessig vedtektsstridig som i dette eksempelet, er beslutningen ugyldig. Den korrekte handlemåte ville være å sørge for at det ble først ble truffet beslutning i årsmøtet om å endre vedtektsbestemmelsen, slik at også boligeiere i Hakkespettveien skal få være med i velforeningen.
Medlemmene kan be styret om å omgjøre den ugyldige beslutningen. Dersom styret nekter å omgjøre beslutningen, kan 1/3 av velmedlemmene (hvis ikke annet er bestemt i vedtektene) ved skriftlig krav kreve ekstraordinært årsmøte for å omgjøre beslutningen eller for å avsette styremedlemmene. Dersom beslutningen har medført et økonomisk tap for velforeningen, risikerer styremedlemmene også personlig erstatningsansvar. Alle velforeninger som er medlemmer hos Vellenes Fellesorganisasjon, har styreansvarsforsikring inkludert i medlemskapet.
Styrebeslutning som krever beslutning på årsmøte
Visse beslutninger må fattes på årsmøtet. En styrebeslutning som krever beslutning i årsmøtet, kan for eksempel gå ut på at styret velger inn et nytt styremedlem. Et annet eksempel er at styret beslutter å gjøre en endring i velforeningens vedtekter. I begge eksemplene kreves beslutning i årsmøtet.
Når styret har gått utover sin myndighet som i disse eksemplene, er beslutningen ugyldig. På samme måte om beskrevet over kan velmedlemmene tvinge frem en omgjøring av beslutningen.
Styret er organisert i strid med vedtektene
I praksis er det ikke helt uvanlig at styret organiserer seg i strid med vedtektene. Typiske eksempler kan være:
- Styret har bare to medlemmer, selv om vedtektene sier at styret skal ha 4 medlemmer
- Styret har sittet i 4 år, selv om vedtektene sier at styret kun skal sitte i 2 år
Styret kan for eksempel grunn av enkelte styremedlemmers fratreden, dødsfall e.l. ende opp med å bestå av færre styremedlemmer enn vedtektenes minstekrav. Det avgjørende i slike tilfeller er hvorvidt styret er «vedtaksført». Styret er vedtaksført dersom (i) halvparten av vedtektenes minstekrav til styremedlemmer deltar i styrebehandlingen, og (ii) dette samtidig utgjør minst 2 styremedlemmer. Så lenge styret er vedtaksført, kan styret suppleres med nye styremedlemmer ved neste årsmøte. Dersom styret ikke er vedtaksført, må imidlertid det ikke-vedtaksførte styret straks innsette et eventuelt varamedlem som «fast deltakende varamedlem», frem til neste årsmøte, eller straks innkalle til ekstraordinært årsmøte for å gjennomføre suppleringsvalg.
Når vedtektene fastsetter tjenestetid for styremedlemmene, og sittende styre har oversittet tjenestetiden, uten at det er gjennomført noe valg hvor styremedlemmene er innvalgt for en ny periode, er det også avgjørende hvorvidt styret er vedtaksført. Styret er vedtaksført dersom det fortsatt er så mange styremedlemmer som ikke har oversittet tjenestetiden, at disse utgjør minst halvparten av vedtektenes minstekrav til styremedlemmer, og (ii) disse samtidig utgjør minst 2 styremedlemmer. Hvis dette er tilfellet, skal de styremedlemmene som har oversittet tjenestetiden umiddelbart fratre. Dersom styret ikke er vedtaksført, må imidlertid det ikke-vedtaksførte styret straks innkalle til ekstraordinært årsmøte for å gjennomføre suppleringsvalg.
Styrebeslutninger som strider mot saksbehandlingsregler i vedtektene
Brudd på saksbehandlingsregler kan ha logiske begrunnelser. Det kan hende at det dukker opp en uforutsett viktig sak som må behandles raskt, eller at det passer med årsmøte om kort tid, fordi nesten alle medlemmene er hjemme rett etter ferien. Dette kan føre til at Styret kaller inn til årsmøte kun 7 dager i forveien, selv om vedtektene sier at innkalling skal sendes 4 uker før årsmøtet skal gjennomføres.
Fordi slike brudd på saksbehandlingsregler ofte er begrunnet i praktiske hensyn, eller en langvarig praksis akseptert av velmedlemmene, medfører de ikke automatisk ugyldighet. Kun dersom bruddet på saksbehandlingsregelen med rimelighet kan antas å ha innvirket på resultatet, skal styrebeslutningen anses som ugyldig.
I ovennevnte eksempel er saksbehandlingsfeilen egnet til å ramme velmedlemmenes grunnleggende demokratiske rettighet, som er deltakelse og stemmegivelse på årsmøtet. Derfor skal det lite til for å si at bruddet på saksbehandlingsregelen med rimelighet kan antas å ha innvirket på resultatet. Dersom saksbehandlingsfeilen rammer mindre sentrale hensyn/rettigheter, skal det noe mer til. Dersom 1/3 av velmedlemmene gir uttrykk for at bruddet har innvirket på resultatet, bør styret i alle tilfeller oppheve beslutningen og gjennomføre beslutningsprosessen på nytt, denne gangen i henhold til saksbehandlingsreglene. Alternativet er at 1/3 av velmedlemmene som beskrevet over kan kreve ekstraordinært årsmøte for å omgjøre vedtaket.
Artikkelen er skrevet av advokatfullmektigene Jørgen Aschim og Ingrid Ekløw Eriksen i Aurlien Vordahl & Co Advokatfirma AS
Har din forening behov for juridisk bistand? Les mer om vår samarbeidspartner AVCO her