Vi mottar mange henvendelser i løpet av et år fra medlemmene våre, der medlemmene trenger hjelp og råd fra oss til stort og smått.
Styrets medlemmer i en velforening skiftes ut med jevne mellomrom. Dette kan ofte føre til enkelte praktiske problemer. Under følger noen enkle råd fra oss basert på vår erfaring med hvilke praktiske problemstillinger medlemmene våre ofte kommer ut for:
Epostadresse til vellet
Vi anbefaler ikke at dere benytter noen av styrets medlemmers private epostadresse. Mange vel sliter med at man har brukt en privat epostadresse til et styremedlem som ikke lenger sitter i styret og som nytt styre ikke får kontakt med fordi de har flyttet, blitt alvorlig syke eller plutselige dødsfall.
Vi anbefaler at dere oppretter en egen epostadresse til vellet. Denne eposten må beskyttes med et brukernavn og et passord som minimum 2 personer i styret kjenner til og har administratortilgang til (gjerne hele styret). Ved utskiftinger i styret endres passordet sånn at tidligere styremedlemmer ikke lengre får tilgang til vellets eposter, og at nye får tilgang.
Bruk av Vipps
Mange vel har arrangementer der Vipps er et praktisk verktøy. Her må dere ikke bruke noens private Vippskonto. Opprett en egen vippskonto til vellet. Man må ikke blande vellets økonomi med privatpersoners.
Bankkonto
Vellet må ha sin egen bankkonto. For å få registrert en bankkonto for vellet, må dere være registrert i Brønnøysundregisteret med et eget org.nr. Vedtekter og protokoll skal være sendt inn og registrert sånn at man dokumenterer hvem som sitter i styret og hvem som har fullmakter til å disponere kontoen.
Bankene har noen flere krav som feks BankID fra de som skal disponere kontoen osv, regler som bankene må følge i.h.t. Hvitvaskingsloven. Dette vil banken informere dere om spesielt når dere kontakter dem for å opprette en konto.
Utbetalingsfullmakter
Vi vil på det sterkeste anbefale at dere legger inn dobbel godkjenning av alle beløp som skal utbetales fra vellets bankkonto – det vil si at 2 personer må godkjenne alle utbetalinger før pengene forlater vellets konto.
Dette er en egen funksjon som banken deres vil hjelpe dere med å registrere. Her kan for eksempel kasserer pluss et medlem av styret være faste personer som godkjenner.
Ved å legge inn krav om dobbelt godkjenning på alle utbetalinger, minimeres risikoen for underslag betraktelig. Vi er dessverre borti noen underslagssaker blant medlemmene våre hvert år.
Endringer i banken når styret endres
Når det har vært nytt valg og en eller flere medlemmer i styret endres, er det viktig at dere sender inn årsmøteprotokollen med det nye styret til Brønnøysundregisteret så snart som mulig. Dere må også kontakte banken deres for å registrere hvem som ikke lengre skal ha fullmakter til å disponere vellets bankkonto og hvem som skal inn med nye fullmakter.
Erfaringsvis vet vi at det er mange vel som «plutselig» mister all tilgang til kontoen til vellet fordi de har glemt å oppdatere fullmaktene i banken i.h.t. registrert styre i Brønnøysundregisteret.
Lagring av dokumenter
Alle styrereferat, innkalling og protokoller fra årsmøter, vedtekter m.m. bør lagres elektronisk på et sikkert område. Alle i styret bør ha tilgang til området og passord endres ved utskiftinger i styret sånn at det alltid kun er sittende styre som har tilgang.
Vi har mange henvendelser i løpet av et år fra vel som ikke klarer å finne gamle årsmøteprotokoller, egne vedtekter m.m. Det er lett å unngå at ting forsvinner «mellom styrer» hvis man lagrer alt elektronisk på et sikkert område.
Kontaktinformasjon til oss
Dersom dere i tillegg til vellets epostadresse også har registrert noen av styres medlemmer som kontaktperson hos oss, så er det viktig at dere husker å informere oss ved endringer i styret som medfører endring av kontaktperson hos oss.
Dere kan endre kontaktperson her: https://velnett.no/meld-om-endringer/