Foto: Iris Dager / norden.org (CC BY-NC-SA 4.0)

Årsmøtet er velforeningens øverste organ og har myndighet til å behandle alle saker som ligger innenfor velforeningens formål. Avgjørelser skjer med simpelt flertall med mindre vedtektene sier noe annet (for eksempel vedtektsendringer).

Alle medlemmene har møterett, talerett og stemmerett. Dette betyr at det er her medlemmene kan være med på å bestemme hvordan dere bør jobbe og med hva. De som ikke er medlemmer eller ikke har betalt siste kontingent har ikke rett til å delta, men årsmøtet har anledning til å innvilge dem observatørstatus, noe som innebærer at de kan delta på møtet uten rettigheter.

At årsmøtet er foreningens øverste organ betyr at årsmøtet kan ta avgjørelser i et hvert spørsmål som berører foreningen. Årsmøtet står imidlertid fritt til å delegere denne myndigheten til andre organer, som for eksempel et styre. Vedtektene vil normalt ha en egen paragraf om styrets ansvar i årsmøteperioden. Årsmøtet kan også instruere andre organ i foreningen eller gjøre om tidligere beslutninger i underordnede organ.

Det årsmøtet har bestemt kan ikke endres uten et nytt vedtak i et årsmøte. Styret må følge opp det årsmøtet har bestemt.

Ikke alle avholder årsmøte hvert år. I noen foreninger bestemmer vedtektene at det skal holdes for eksempel hvert annet år.

Det er viktig å følge vedtektenes bestemmelser for innkalling og eventuelt utsending av dokumenter som skal behandles. Sørg for god informasjon til medlemmene om tid, sted og påmelding. Det gjør det lettere for folk å prioritere og delta. Innkalling, behandlings av regnskap og andre saker skal gjøre på den måten som er beskrevet i vedtektene.

Valgkomiteen bør i god tid før møtet ha funnet kandidater til styret. De valgkomiteen innstiller må få vite det før møtet, og de må ha sagt ja til å stille til valg. Det er fint om kandidater valgkomiteen ikke innstiller, også har fått beskjed.

Innkalling

Prosessen med å arrangere årsmøte starter med at styret sender innkalling og sakspapirer til møtet, slik at alle medlemmene får mulighet til å lese og finne ut hva de mener om forslagene før møtet.

Hvilke saker som må stå på dagsorden på årsmøtet og når innkallingen og sakspapirer skal sendes til medlemmene, står i vedtektene. I dag er det like vanlig å sende ut innkalling på epost som via ordinær postgang

Det er viktig å ha et oppdatert medlemsregister sånn at alle medlemmer får innkallingen. Innkallingen skal beskrive tidspunkt, sted, hvilke saker som skal behandles i henhold til vedtektene, frist for å foreslå saker og hvem som kan kontaktes for spørsmål.

Det er lurt å ha en frist for når folk skal melde seg på eller melde forfall

Gjennomføring av årsmøtet

Vedtektene beskriver hvordan årsmøtet skal gjennomføres. Husk at årsmøtet er et formelt møte, og møtet bør ha en tydelig struktur.

Årsmøtet skal være en positiv begivenhet for medlemmene i foreningen, og mange velger å servere mat og drikke på møtet for å gjøre det til en hyggelig felles markering for alle medlemmene.

Under årsmøtet er det viktig å sette av god tid til presentasjon av saken, og å gjennomføre en god diskusjon. Det er frustrerende for medlemmene hvis diskusjonen knapt har kommet i gang før ordstyrer avslutter den på grunn av for lite tid.

Sørg for å skape god stemning hvor det er en lav terskel for å ta ordet og å stille spørsmål. Å skape et slikt miljø vil føre til mer aktive medlemmer og spennende møter.

Det er viktig at medlemmene forstår hvorfor de ulike årsmøtesakene står på dagsorden. Forklar det gjerne fra talerstolen i møtet. Da kan alle delta i diskusjonen på samme premisser.

Ordstyrer er en nøytral funksjon under årsmøtet behandling. Dere står fritt til å velge hvem av de fremmøtte som skal velges til å være ordstyrer under møtet.

Under møtet skal det føres referat. Etter møtet skal dette referatet bli en protokoll som dokumenterer hva årsmøtet har bestemt.

De som fører referat skal velges av årsmøtet sammen med to som skal undertegne protokollen i etterkant, for å sikre at protokollen er korrekt. Behandlingen av saker følger samme oppskrift som vanlige møter, men det er ekstra viktig at den som skriver referat er nøye med å få med seg alt som skjer på møtet. Det er ofte lurt å være t0 som skriver referat. De skriver så et referat sammen i etterkant. Alle vedtak må beskrives, samt hvem som har vært til stede.

Eksempel på agenda til årsmøte

Sak 1: Godkjenning av innkalling og dagsorden for møtet

For at innkallingen skal bli godkjent må styret ha sendt den innen fristene i vedtektene

Sak 2: Valg av ordstyrer, referent og representant til å signere protokollen (referatet)

Ordstyreren bør sitte godt synlig og skal fra nå lede gjennomføringen av årsmøtet. Ordstyreren kan være hvem som helst, men det bør ikke være en som er på valg til verv eller allerede er styreleder i foreningen

Sak 3: Opprop, registrering av fremmøtte, tilstrekkelig antall? Jf. vedtektene

Sak 4: Årsmelding

Årsmeldingen (også kalt styrets beretning eller årsrapport) er en oppsummering av virksomheten i foreningen det siste året. Den skal inneholde presentasjon av styret, medlemmer, møter, arrangementer og økonomisk situasjon og eventuelt andre informasjoner eller erfaringer som styret mener er viktige. Årsmeldingen kan gjerne være kort. Styret skriver og signerer årsmeldingen.

Sak 5: Regnskap, beretning fra revisor

Styret legger frem regnskap fra forrige år, og forslag til budsjett for året som kommer. Her behandles også revisjonsberetning om man har det (de fleste foreninger er så små at de ikke har dette). Budsjettet må være oversiktlig og lett å forstå og henge sammen med handlingsplanen.

Sak 6: Handlingsplan

Styrets forslag til handlingsplan behandles av årsmøtet. Planen skal beskrive hvilke aktiviteter styret skal jobbe for at gjennomføres i kommende år.

Sak 7: Vedtektsendringer (hvis man har noen)

Styrets forslag til handlingsplan behandles av årsmøtet. Planen skal beskrive hvilke aktiviteter styret skal jobbe for at gjennomføres i kommende år.

Hvis vedtektene ikke lener passer helt med det organisasjonen gjør eller vil gjøre, eller måten organisasjonen er organisert på, kan det være aktuelt å endre vedtektene. Vedtektsendringer kan bare gjøres på årsmøtet, og de kan foreslår av enten styret eller enkeltmedlemmer. Det er vanlig at vedtektene i en forening inneholder regler for hvordan forslag om endringer i vedtektene skal behandles. Disse reglene må følges for at en vedtektsendring skal være gyldig. Normalt dreier det seg om hvilke frister som gjelder for å varsle medlemmene om at vedtektsendringer vil bli et tema på neste årsmøte, og om hvor stort flertall som må stemme for vedtektsendringen, for at den skal være godkjent.

Sak 8: Innkomne saker

Dersom medlemmene ønsker å diskutere noe spesielt i årsmøtet, kan de melde inn saken til styret innen en frist som står i vedtektene. Styret bør behandle forslaget før møtet og innstille til årsmøtet på om forslaget skal vedtas.

Sak 10: Valg av styremedlemmer og valgkomite

Valg av styreleder, styremedlemmer, varamedlemmer og valgkomite gjennomføres som beskrevet i vedtektene med tanke på antall og for hvilken periode de skal velges for